AVISO DE PRIVACIDAD

En cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales que reglamentan la protección de datos personales en Colombia, ALFOLÍ S.A.S. (“ALFOLÍ”) es el responsable y encargado del tratamiento de datos personales.

En todo momento el titular podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que haya suministrado a ALFOLÍ, enviando una comunicación a través de los siguientes medios:

Correo Electrónico (LEY 527 DE 1999): alfolisas@alfoli.co

Sus datos personales serán recolectados por ALFOLÍ para ser incluidos en sus bases de datos con sujeción a nuestra Política de Tratamiento y Recolección de Datos Personales (la “Política de Datos Personales”). ALFOLÍ mantendrá almacenados los datos recolectados y guardará su confidencialidad atendiendo los requisitos de seguridad exigidos por la ley aplicable. El tratamiento que le dará a los datos personales tendrá fines administrativos, laborales, comerciales, contractuales y financieros, tales como:

• Administrativos: Atención de requerimientos de autoridades; mantenimiento por sí mismo o a través de un tercero de las bases de datos.
• Laborales: manejo de nómina, procesos de admisión y selección de personal de ALFOLÍ o de terceros; vinculación al sistema de seguridad social; y cualquier otro uso que se considere necesario para dar cumplimiento a la ley y a las obligaciones de carácter laboral.
• Comerciales, contractuales y financieros: procesos de admisión, selección y vinculación de contratistas, proveedores y clientes de ALFOLÍ; lograr una eficiente comunicación con las partes intervinientes en los contratos que se suscriban en desarrollo de los proyectos de ALFOLÍ; validación de la vinculación al sistema de seguridad social; manejo y envío de comunicaciones con fines informativos o de mercadeo; información sobre la celebración de alianzas; y con fines estadísticos.

Los derechos que le asisten conforme a la ley al Titular de los datos personales son los siguientes:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Cuando ALFOLÍ recolecte datos personales sensibles ( Entendidos como “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.”), el Titular de los datos no estará obligado a responder las preguntas que versen sobre los mismos ni a autorizar su tratamiento.

Informamos a los titulares de datos personales que las políticas de tratamiento de la información las podrán encontrar en nuestra Política de Datos Personales, publicado a continuación.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS

La presente política (la “Política de Datos Personales”) tiene por objeto establecer las disposiciones y demás reglas de ALFOLÍ S.A.S. (“ALFOLÍ”) para la protección de Datos Personales y el desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, así como el derecho a la información. ALFOLÍ, en su calidad de responsable y encargado del tratamiento de datos de carácter personal que le atribuye la Ley 1581 de 2012 (la “Ley de Habeas Data”), formula la presente política en aras de dar cumplimiento a lo señalado en la Constitución Política de Colombia la Ley de Habeas Data, el Decreto 1074 de 2015 (el “Decreto 1074”) y demás disposiciones normativas que complementen, modifiquen o regulen las mismas.

Toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y les garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal.

1. OBJETO

Esta Política de Datos Personales de ALFOLÍ tiene por objeto garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma en relación con todos los proveedores, empleados, clientes y terceros de quienes ALFOLÍ ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la Ley de Habeas Data y el Decreto 1074.

2. DATOS PERSONALES RECOLECTADOS

Para el desarrollo de las actividades de la Sección 7 de la presente Política de Datos Personales, ALFOLÍ, directamente o a través de empresas vinculadas de ALFOLÍ, recolecta los siguientes datos personales no sensibles (“Datos Personales”):

a. Nombre, número de documento de identidad, domicilio, teléfono, dirección física o postal, correo electrónico, información de contacto, cargo dentro de la empresa donde trabaja y de igual forma, la imagen personal o fotografía de identificación;
b. Información que sea enviada a ALFOLÍ o consultada a través de bases de datos de la Universidades o redes sociales tales como LinkedIn, entre otros medios donde el titular haya incluido sus Datos Personales; y
c. Información financiera cuando ésta sea necesaria para desarrollar el objeto social de ALFOLÍ, hacer un pago o presentar una factura, incluyendo el número de las cuentas bancarias, bancos donde el titular tiene sus cuentas, referencias bancarias y comerciales.

3. PROCEDIMIENTO

Teniendo en cuenta las disposiciones normativas expuestas la Ley de Habeas Data, el Decreto 1074y la Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio, ALFOLÍ tiene que llevar a cabo varias actividades para garantizar los derechos fundamentales de Habeas Data, a saber:

1. Solicitar la autorización, a más tardar al momento de la recolección de los datos, del titular para el tratamiento de ellos.

2. Publicar un Aviso de Privacidad que sirva para que, en casos en que no sea posible poner a disposición del titular de los datos la Política de Datos, este aviso mencione la existencia de la misma y la forma de acceder a ésta.

3. ALFOLÍ inscribirá las bases de datos que posee en el Registro Nacional de Base de Datos (en consideración a lo que dispone el Capítulo 26 del Decreto 1074 y de la Circular 002) de acuerdo con el procedimiento que se puede consultar el “Manual de Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos -RNBD” que se encuentra publicado en la página: www.sic.gov.co

4. DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES FRENTE A LA COMPAÑÍA Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de ALFOLÍ de datos personales de proveedores, clientes, empleados y en general cualquier tercero con el cual ALFOLÍ mantenga relaciones comerciales, laborales o de otra naturaleza deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:

• Conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a ALFOLÍ respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a ALFOLÍ, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de acuerdo con el artículo 10 de la Ley de Habeas Data.

• Ser informado por ALFOLÍ previa solicitud del titular de los Datos Personales, respecto del uso que le ha dado a los mismos.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas por infracciones a lo dispuesta en la Ley de Habeas Data y las demás normas que modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar la autorización o solicitar la supresión de algún Dato Personal cuando considere que ALFOLÍ en el tratamiento del mismo no ha respetado los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento ALFOLÍ ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución o la Ley de Habeas Data.

• Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de tratamiento por ALFOLÍ, para lo cual ALFOLÍ a través de las áreas de [Recursos Humanos, Compras y Logística, Sistemas y Comunicaciones y Gestión de Archivo] se encargarán de conservar, archivar y mantener de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de Datos Personales debidamente otorgadas.

5. CASOS EN LOS CUALES ALFOLÍ NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER

ALFOLÍ podrá abstenerse de requerir una autorización, en los siguientes casos:

• Cuando la información sea requerida a ALFOLÍ por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Cuando se trate de datos o información de naturaleza pública.

• Eventos que, a juicio razonable de ALFOLÍ, sean de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.

• En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos o científicos.

• Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas.

6. A QUIÉNES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE ALFOLÍ SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.

ALFOLÍ podrá válidamente entregar información de Datos Personales sin necesidad de autorización en los siguientes casos:

• A los titulares de los Datos Personales, sus causahabientes, herederos o representantes legales en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a ALFOLÍ.

• A las entidades judiciales o administrativas que en ejercicio de funciones legales eleven requerimiento a ALFOLÍ.

• A terceros autorizados por ley.

• A terceros a los que el Titular del Dato Personal autorice expresamente entregarla información y cuya autorización sea entregada a ALFOLÍ.

7. DEBERES DE ALFOLÍ RESPECTO A LOS TITULARES DE LOS DATOS

ALFOLÍ reconoce que los Datos Personales son propiedad de los titulares de los mismos. En este sentido, ALFOLÍ hará uso exclusivo de los Datos Personales para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y, por consiguiente le asisten los siguientes deberes; en su calidad de responsable del tratamiento:

• Buscar el medio adecuado a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los Datos Personales para realizar el tratamiento de los mismos de conformidad con lo señalado en la Ley de Habeas Data, el Decreto 1074 y la presente Política de Datos Personales.

• Informar de manera clara y expresa a sus empleados, proveedores, clientes y terceros en general de quienes obtenga bases de datos, el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento.

• Informar el carácter facultativo de responder a las preguntas que le sean hechas cuando éstas versen sobre datos sensibles o datos de niñas, niños o adolescentes.

• En todos los casos en los que se recopilen Datos Personales, ALFOLÍ informará los derechos que le asisten a todos los titulares respecto de sus Datos Personales.

• Informar la dirección física o electrónica, teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento, dentro de los cuales se podrá tener el correo general, y número de teléfono de las oficinas de Cartagena.

• Garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política.

• Conservar con la debida seguridad los registros de Datos Personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.

• Entregar copia a los titulares de los Datos Personales de la prueba del cumplimiento de los deberes de ALFOLÍ como responsable del tratamiento de los mismos de acuerdo con el deber de información que le asiste en virtud del artículo 12 de la Ley de Habeas Data.

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley de Habeas Data, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento, en caso de ser aplicable, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, en caso de ser aplicable, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento, en caso de ser aplicable.

• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley de Habeas Data.

• Exigir al encargado del tratamiento, en caso de ser aplicable, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

• Tramitar las consultas y reclamaciones formuladas en los términos señalados en la Ley de Habeas Data.

• Informar al encargado del tratamiento, en caso de ser aplicable, cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

• Informar a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus Datos Personales.

• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ALFOLÍ hará el tratamiento de Datos Personales y, por consiguiente, adelantará actividades de recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión con el fin de cumplir con el desarrollo de su objeto social y la relación con terceros, entendiéndose por estos, empleados, proveedores, clientes, acreedores, aliados estratégicos, filiales, subordinadas, entre otros, para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

• Administrativos: atención de requerimientos de autoridades; mantenimiento por sí mismo o a través de un tercero de las bases de datos.

• Laborales: manejo de nómina, procesos de admisión y selección de personal de ALFOLÍ o de terceros; vinculación al sistema de seguridad social; y cualquier otro uso que se considere necesario para dar cumplimiento a la ley y a las obligaciones de carácter laboral.

• Comerciales, contractuales y financieros: procesos de admisión, selección y vinculación de contratistas, proveedores y clientes de ALFOLÍ; lograr una eficiente comunicación con las partes intervinientes en los contratos que se suscriban en desarrollo de los proyectos de ALFOLÍ; validación de la vinculación al sistema de seguridad social; manejo y envío de comunicaciones con fines informativos o de mercadeo; información sobre la celebración de alianzas; y con fines estadísticos.

• Otras: ALFOLÍ podrá establecer otras finalidades para el tratamiento de los Datos Personales y, para ello, deberá contar con la autorización previa, expresa, consentida e informada del titular para su correspondiente tratamiento.

En relación con lo anterior, ALFOLÍ podrá ejecutar las siguientes acciones:

• Obtener, almacenar, compilar, actualizar, recolectar, procesar, y disponer de los Datos Personales o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización obtenida de manera expresa de conformidad con el artículo 9 de la Ley de Habeas Data y artículo 5 del Decreto 1074.

• Clasificar, ordenar o separar la información suministrada por el titular de los datos.

• Efectuar investigaciones, comparar, verificar o validar los datos que obtenga.

• Extender la información que obtenga en los términos de la Ley de Habeas Data, a las empresas con las que contrata los servicios del manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga de conformidad con lo señalado para estos efectos en la Ley de Habeas Data y el Decreto 1074

• En los casos autorizados por el titular de los Datos Personales, transferir los datos o información parcial o total a las sociedades subordinadas o matrices de ALFOLÍ en caso que las hubiere, sociedades resultado de procesos de escisión o fusión de ALFOLÍ, beneficiarios de una enajenación global de activos de ALFOLÍ y asesores que estén exceptuados del deber de testimoniar previsto en el artículo 209 de la Ley 1564 de 2012.

9. LA AUTORIZACIÓN

A efectos de dar cumplimiento al artículo 9 de la Ley de Habeas Data, ALFOLÍ requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los Datos Personales que se encuentren legitimados para el ejercicio de los derechos de acuerdo con lo estipulado en el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074, y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar con la suscripción del formato de autorización dispuesto para tal efecto por parte de ALFOLÍ o en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.

La autorización es una declaración que informa al titular de los Datos Personales la siguiente información:

• Responsable o encargado de recopilar la información

• Datos recopilados

• Finalidades del tratamiento

• Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos

• Información sobre recolección de datos sensibles

Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada. La autorización podrá otorgarse conforme a alguna de las siguientes opciones: (i) por escrito, (ii) de forma verbal o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

10. FORMA DE PROCEDER RESPECTO A LAS PETICIONES, CONSULTAS Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS

Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información.

A) Procedimiento para realizar peticiones, consultas o solicitudes: Toda petición, consulta o solicitud que sea presentada a ALFOLÍ por parte de cualquier titular o sus causahabientes para conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos o revocar la autorización será resuelta de conformidad con la Ley de Habeas Data y será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. La petición, consulta o solicitud se formulará mediante correo electrónico dirigido a la Gerencia de ALFOLÍ, con la identificación del titular, la petición, consulta o solicitud a realizar, la descripción de los hechos que dan lugar a la petición, consulta o solicitud, la dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, ALFOLÍ solicitará al interesado para que subsane las fallas o adjunte los documentos de soporte necesarios. Si éste insiste en que se radique, así se hará dejando constancia de los requisitos o documentos faltantes.

2. El solicitante recibirá una respuesta por parte de ALFOLÍ dentro de los diez (15) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la petición, queja, reclamación o solicitud. En peticiones de documentos o de información y en consultas sobre información personal del titular o de su causahabiente que repose en bases de datos de ALFOLÍ, el solicitante recibirá respuesta por parte de ALFOLÍ en diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la consulta o solicitud.

3. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la petición, queja, reclamo o solicitud, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4. En dado caso que un reclamo presentado a ALFOLÍ por parte de cualquier titular o sus causahabientes resulte incompleto por no contener los documentos necesarios, ALFOLÍ requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos 2 meses desde la fecha de requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

B. Responsable del tratamiento: ALFOLÍ tiene la calidad de responsable del tratamiento. Puede contactarnos, enviando una comunicación a traves de los siguientes medios:

Correo Electrónico (LEY 527 DE 1999): alfolisas@alfoli.co

11. VIGENCIA

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 02 de Agosto de 2017.